La saisie des passages dans Base élèves est à effectuer d’ici le 15 juin 2016.
Les opérations pour la préparation de la rentrée se déroulent en 4 étapes :
- la préparation des classes pour l’année prochaine (il est possible de dupliquer l’année en cours pour conserver les mêmes classes) ;
- les passages ;
- les inscriptions (admissions acceptées) ;
- la répartition des élèves.
Rappels
- Pour les élèves à inscrire, ne pas oublier de choisir 2016-2017 dans la liste déroulante de la fiche de l’élève.
- Les radiations concernent uniquement les élèves quittant l’école en cours d’année, en aucun cas ceux qui quittent l’école à l’occasion du changement d’année. Pour ces derniers, il suffit d’effectuer le passage en cochant la case « quitte l’école ». Il sera possible, une fois ce passage réalisé et la case cochée, d’éditer un certificat de radiation (par exemple si les parents en demandent un pour la future école) daté du 31/08/2016.
- L’admission définitive ne sera prononcée qu’à la rentrée, une fois que sera constatée la présence effective de l’élève dans la classe.
Foire aux questions
- Les élèves qui déménagent avant fin juin doivent-ils être radiés ?
Oui absolument, s’ils quittent vraiment l’école et vont être inscrits pour les derniers jours de juin dans une autre école. - Quand je fais la recherche en 3 étapes, je ne trouve pas la fiche de l’élève que je veux inscrire en CE1 pour la rentrée. Il vient d’une autre école du département, je crée une nouvelle fiche ?
Non, si sa fiche n’est pas trouvée, c’est vraisemblablement parce que l’autre école n’a pas encore procédé aux passages, en tout cas pas pour cet élève. Si vous créez une fiche, cela fera un doublon dans la base de données. Contacter l’autre directeur peut éclaircir la situation… - Une maman est venue inscrire 2 enfants, mais ils ne sont pas encore propres. Je les inscris définitivement ?
Non, juste faire une inscription (admission acceptée). L’admission définitive sera faite à partir du 1er jour de leur présence effective dans la classe. - J’ai un élève qui n’a toujours pas d’INE. Pourquoi ?
Vérifier sur la page d’accueil lors de la connexion s’il n’apparaît pas justement un élève comptabilisé comme admis accepté.
On peut aussi faire cette vérification dans le menu orange (École) – Suivi effectifs ( Suivi des états administratifs des élèves de l’année en cours) – état = demande d’admission acceptée – bouton Chercher.
En effet, très probablement, cet élève n’a pas été admis définitivement, donc la procédure de demande d’INE n’a pas été lancée. - Je me suis trompé, j’ai inscrit 2 fois un élève. Que faire ?
Tant que l’admission définitive n’a pas été réalisée, on peut revenir facilement sur une inscription (= admission acceptée). Supprimer une des 2 fiches par le menu Élèves (bleu) – Admettre des élèves – Traitement des admissions - On n’est pas sûr encore de la décision, passage ou maintien, pour un élève. Je peux le faire plus tard ?
Oui. Jusqu’à fin août, on peut toujours revenir sur une décision de passage (ou de maintien). Mais attention, lors de la bascule d’une année scolaire sur l’autre, dans la nuit du 31 août au 01 septembre 2015, les élèves sans décision seront radiés automatiquement. - La liste des classes de l’école n’est pas complètement fixée, une classe peut être fermée ou ouverte à la rentrée. Comment je fais les passages ?
Les passages placent les élèves dans un niveau d’enseignement, pas dans une classe. Affecter un élève dans une classe se fait dans le menu Répartition, différent du menu Passages. - Lors des passages, pour certains, élèves, je n’ai pas coché la case « quittant l’école » alors que je viens d’apprendre qu’ils ne seront plus là à la rentrée prochaine. Je n’arrive plus à revenir sur la page d’enregistrement global des décisions de passage. Faut il que je clique sur l’onglet « radiation » pour qu’ils deviennent élèves quittant l’école ? À quelle date dois je les radier ?
Non, c’est plus simple. Passer toujours par le menu Élèves – Passage, mais choisir « Enregistrer/Mettre à jour une décision de passage » et chercher chaque élève dont le passage est à modifier, en prenant soin de choisir l’année 2015-2016, puisque le passage a déjà été réalisé.
Cocher la case et valider, clic éventuel sur le bouton « retour » et passer au suivant de la même manière. - Lorsque je veux passer mes élèves de GS en CP, Base élève m’impose une radiation de l’école pour la rentrée prochaine comme pour les passages en 6e. Y a-t-il une solution pour qu’ils restent inscrits dans notre école (primaire) ?
Oui, décocher la case « quitte l’école » pour les GS.
→ Procédures à suivre dans Base élèves pour les passages 2015